La recepción de mercaderías en el depósito: fases y estrategias de mejora

02 enero 2020

La recepción de mercaderías es una de las operativas más importantes del depósito, ya que es la que inicia el flujo de materiales. Mal gestionada, es el punto de partida de muchos errores que luego afloran en el inventario y que limitan la productividad de la instalación.

Organizar con certeza la recepción de mercaderías es clave para conseguir un depósito eficiente y contener los costos operacionales. Para ello, es interesante conocer las tareas que engloba este proceso, su alcance y qué estrategias llevar a cabo para mejorarlas.

Tareas asociadas a la recepción de mercaderías

La recepción de mercaderías va más allá de tan solo dar entrada a los pedidos procedentes de los proveedores. Se trata de un proceso que engloba múltiples tareas relacionadas que podemos agrupar en cuatro grandes bloques:

1. Planificación e información

Planificar las llegadas de mercadería es fundamental para que no se produzcan cuellos de botella en los muelles del depósito. El proceso de recepción de mercaderías se ve determinado, en parte, por una correcta coordinación de la cadena de suministro y, principalmente, por la gestión de los aprovisionamientos o compras. Por ejemplo, este es el pilar sobre el que se asientan las operaciones de cross-docking.

Además, para agilizar la recepción de mercaderías es imprescindible que haya una buena gestión de la información y que todos los actores implicados estén al corriente de los pedidos que se esperan y sus horas de llegada.

2. Descarga y gestión de los muelles de carga

Este bloque de operaciones hace referencia a la descarga de las mercaderías desde los camiones y su desplazamiento hasta la zona de recepción o de consolidación, o bien directamente hacia su lugar en las estanterías.

Es conveniente que los trabajadores destinados a recepciones cuenten con procedimientos para cada situación que se pueda dar. De esta forma, sabrán cómo operar y los equipos de manutención qué usar.

Zona de recepción de mercaderías en un depósito
Zona de recepción de mercaderías en un depósito

3. Control de calidad de la mercadería

Al recibir los pedidos, se realiza una primera verificación de los documentos para ver si coinciden con lo acordado con el proveedor en cantidad, modelo y características. También se comprueba que el embalaje está en perfecto estado.

Dependiendo del tipo de carga que se reciba, tras la anterior comprobación inicial será necesario llevar a cabo, en algunos casos, un control de calidad más en profundidad. Por ejemplo, esto ocurre así cuando:

  • Se reciben materias primas en el depósito: muchas empresas tienen su propio control de calidad para evaluarlas.
  • Los productos son alimentos o con ciertos medicamentos que necesitan de condiciones especiales en cuanto a temperatura y humedad para su correcta conservación. Esta etapa es esencial para comprobar que no se haya roto la cadena de frío.
  • Son mercaderías peligrosas: existen normativas específicas que regulan su embalaje y los procedimientos de carga y descarga al tratarse de productos cuya manipulación entraña riesgos extra.

El tiempo necesario para realizar estos controles se conoce como cuarentena y el depósito necesitará una zona reservada para estos trámites.

En depósitos automáticos, el puesto de inspección de pallets se encarga de realizar el control de calidad tras la recepción de mercaderías
En depósitos automáticos, el puesto de inspección de pallets se encarga de realizar el control de calidad tras la recepción de mercaderías

Si la mercadería llega en pallets estandarizados, es posible automatizar el control de calidad gracias a los puestos de inspección de pallets integrados en los transportadores, como vemos en la imagen.

4. Etiquetado, consolidación y emplazamiento de la mercadería

Durante todo el proceso de recepción de mercaderías, es de vital importancia registrar toda la información y dejar constancia de la llegada de nuevo material para controlar su trazabilidad. Por ejemplo, las tradicionalmente conocidas como «hojas de recepción» recogen datos como número o código de pedido, recibos, comprobantes, resultado del control de calidad, descripción e identificación de la mercadería y cantidades.

En depósitos que cuentan con un sistema de gestión, estos datos están informatizados según los parámetros logísticos que se utilicen en la empresa (suelen estar en consonancia con la base de datos del ERP).

En general, pueden darse estas situaciones en la recepción de mercaderías:

  • Se reciben los productos sin paletizar y estos deben pasar a una fase de consolidación y registro para luego ser ubicados en el depósito
  • La mercadería está organizada en pallets y entonces se efectúa una rápida validación de cantidades y características para directamente luego transportarla a las estanterías.
  • Llegan devoluciones: donde entra en juego la gestión de la logística inversa de la empresa. Normalmente tiene sus propias reglas en cuanto a la revisión de los productos devueltos y puede requerir que el stock se bloquee para realizar estas verificaciones.

Aunque no es lo más recomendable, en ocasiones se producen las denominadas recepciones ciegas, es decir, la llegada de un pedido sin constancia previa o a una hora diferente de la acordada. En este caso, es interesante contar con un plan de actuación de gestión con eficacia. Un sistema de gestión de depósito es de gran ayuda en situaciones como estas, es capaz de dirigir la actividad sin interferir en el resto de operaciones del depósito y sin descuadrar el control de stock.

Además, como parte de esta fase es necesario etiquetar la mercadería con el sistema de identificación que maneja la empresa y definir una ubicación para ella en el depósito.

Los ingredientes de una buena recepción de mercadería en el depósito

¿Qué estrategias podemos llevar a cabo para mejorar la recepción de mercadería en el depósito? Los siguientes consejos te permitirán procesos de entradas más eficaces:

- Ajustar la planificación de entradas a las posibilidades del layout del depósito

La relación entre el layout del depósito y la planificación de operaciones como la recepción de mercaderías es bidireccional. Es decir, en la fase embrionaria de un proyecto de diseño de depósito hay que tener muy en cuenta cómo disponer los muelles de carga, qué características deben tener en función de los camiones y el tipo de mercadería que transportan, y qué cantidad de accesos se necesitan (previendo posibles ampliaciones futuras).

Del mismo modo, la gestión de las entradas (y salidas) de mercadería debe planificarse partiendo de la infraestructura disponible.

- Evaluar la posibilidad de automatización de tareas en la recepción de mercaderías

En ocasiones, la saturación de los puntos de acceso al depósito puede no tener origen en una planificación deficiente, sino en cambios estructurales que están moldeando la forma de trabajar de la propia empresa. Por ejemplo, que esté experimentando un crecimiento en las ventas que, poco a poco, va incrementando el nivel de actividad global en el depósito.

Antes de llegar a un punto crítico, es conveniente analizar procesos, detectar puntos de mejora y encontrar soluciones que los agilicen. En este sentido, la automatización de alguna de las tareas que comprende la recepción de mercaderías tiene muy buenos resultados cuando el depósito está anexo al centro de producción, ya que los movimientos de entrada de producto son repetitivos y fácilmente predecibles.

El depósito de Dafsa en España ha instalado un circuito de transportadores que asisten en la recepción de mercadería
El depósito de Dafsa en España ha instalado un circuito de transportadores que asisten en la recepción de mercadería

Ejemplo de ello son las empresas Dafsa y Firat Food, que han trabajado con Mecalux para la implantación de sistemas automáticos en sus depósitos. Ambas cuentan con un transportador para pallets junto a los muelles de carga y descarga que ahorran desplazamientos a los operarios. Estos están equipados con puestos de inspección de pallets que ejecutan el control de calidad, verificando el gálibo y el estado de las cargas, además de registrarlas y actualizar el stock en tiempo real gracias al WMS Easy de Mecalux.

- Establecer protocolos que regulan todo el proceso de recepción de mercaderías

Cuánto más estandarizada esté la operación, menores incidencias se producirán. De hecho, contar con un sistema de gestión de depósito supone un gran avance para la protocolización de tareas. Con un WMS, los apuntes en papel desaparecen y todo queda integrado en el mismo lugar facilitando el acceso y control de la información.

El sistema permite realizar funciones de recepción de mercaderías como añadir la previsión de stock entrante, registrarlo, etiquetarlo y gestionar su ubicación optimizando el espacio disponible. Además, el WMS ayuda en la organización de tareas más complejas como la gestión de recepciones ciegas, devoluciones y cross-docking.

El sistema de gestión de depósito asiste en las tareas asociadas a la recepción de mercaderías
El sistema de gestión de depósito asiste en las tareas asociadas a la recepción de mercaderías

Como conclusión, más allá de las fases de la recepción de mercaderías y de las distintas estrategias que permiten optimizarla, es imposible tener una operativa eficaz sin que los operarios cuenten con la formación suficiente para llevarla a cabo. Tanto si hay un WMS funcionando en el depósito como si no, la capacidad de los trabajadores es una pieza crucial sin la que el puzzle del depósito eficiente no encaja.

Si crees que tus procesos logísticos en el depósito, incluyendo la recepción de mercaderías, tienen margen de mejora, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Uno de los expertos de Mecalux los analizará en detalle y te propondrá soluciones ajustadas especialmente a tus problemas.