Cómo elegir el mejor sistema de gestión de almacenes (WMS)
Elegir el mejor sistema de gestión de almacenes (WMS) es un paso clave para impulsar el rendimiento de la logística y responder con agilidad a las necesidades del negocio. Un WMS debe dar respuesta a los requerimientos actuales de la empresa, pero también evolucionar a su ritmo de crecimiento. Para acertar en la elección, conviene evaluar aspectos como las funcionalidades del software, su capacidad de integración, la escalabilidad, el modelo de implementación o la experiencia del proveedor.
En este artículo veremos los principales criterios a considerar para seleccionar un sistema que se adapte a las características y objetivos de cada instalación.
1. Analizar el depósito
Ningún depósito es igual, por lo que un sistema de gestión debe ser capaz de adaptarse a las particularidades de cada instalación.
Según un estudio publicado en la revista Systems, la evaluación de un WMS debe basarse en un análisis integral de la operación. Entre los aspectos que aconseja considerar figuran el diseño del depósito, el número de referencias (SKU), el tipo y la frecuencia de los pedidos, el grado de automatización, los requisitos de integración con el software de planificación de recursos empresariales (ERP), las características de los productos o la infraestructura tecnológica del negocio.
También es recomendable identificar los principales problemas de la operación actual, como errores en el picking, retrasos, problemas de inventario o cuellos de botella. Contar con este tipo de indicadores permite a las empresas valorar posteriormente el impacto de la implementación del WMS.
2. Determinar las funcionalidades que debe tener un WMS
Una vez analizadas las características del depósito, el siguiente paso consiste en definir las funcionalidades que debe incorporar el software. Aunque muchos WMS comparten capacidades básicas, cada empresa tendrá requisitos distintos según su operación y sus planes de crecimiento.
Requisitos y funcionalidades esenciales
Todo WMS coordina las operaciones diarias de un depósito y cuenta con funcionalidades como la recepción de la mercadería, la asignación de las ubicaciones, el control del stock o la preparación y despacho de los pedidos. Estas capacidades constituyen la base para optimizar los flujos logísticos y garantizar la trazabilidad de los productos.
Las compañías también necesitan evaluar cómo el software responde a su día a día. Un WMS debe ser lo suficientemente configurable para adaptarse a la mayoría de procesos. En aquellos casos en los que existan requisitos muy específicos, es recomendable que admita personalizaciones para ajustarse a las particularidades de la empresa.
Por último, la usabilidad desempeña un papel importante. Una interfaz intuitiva, diseñada para el dispositivo desde el que se trabaja, facilita la capacitación de los operadores. Además, disponer de tableros de control e indicadores en tiempo real agiliza la toma de decisiones.
Requisitos específicos del sector
Algunas actividades o el cumplimiento de determinadas normativas requieren funcionalidades específicas que el WMS debe ofrecer. Por ello, conviene verificar que el software puede responder a estas particularidades sin recurrir a desarrollos complejos.
Por ejemplo, las empresas de alimentos y bebidas demandan funcionalidades como la gestión de lotes, el seguimiento de las fechas de vencimiento o estrategias de despacho FEFO (first expired, first out). En la industria farmacéutica, la trazabilidad completa y el cumplimiento de los requisitos regulatorios son fundamentales, mientras que los operadores 3PL suelen necesitar atender a múltiples clientes y facturar por sus servicios. Los depósitos frigoríficos, por su parte, requieren controlar las condiciones de temperatura durante todo el proceso logístico para garantizar la integridad de los productos.
Los 3PL son un buen ejemplo de cómo un mismo WMS debe responder a requisitos de distintos sectores. OnRoute, por ejemplo, implementó el sistema de gestión de almacenes Easy WMS de Mecalux en sus tres depósitos para reforzar la trazabilidad de las mercaderías y ampliar su capacidad para trabajar con empresas diversas. “Buscábamos una herramienta digital que acompañara nuestra evolución. Al incorporar funcionalidades de trazabilidad y facilitar la identificación inequívoca de cada artículo, podemos adaptarnos a sectores que necesiten un mayor control sobre sus mercaderías, como el farmacéutico o el cosmético”, explican desde la compañía. Gracias a esta digitalización, OnRoute ha alcanzado un nivel de exactitud del inventario cercano al 99%.
Requisitos presentes y futuros
El WMS debe estar preparado para ajustarse a la evolución del negocio. Al definir los requisitos del software, conviene tener en cuenta posibles cambios como un aumento del volumen de pedidos, la apertura de depósitos, la incorporación de automatización o la expansión a nuevos canales de venta.
3. Evaluar la integración del WMS con el resto de sistemas
Un depósito forma parte de un ecosistema en el que confluyen múltiples aplicaciones y tecnologías. El WMS debe intercambiar información con el ERP y el sistema de gestión de transporte (TMS) para sincronizar procesos como el procesamiento de los pedidos, el inventario o los despachos.
En las empresas que venden a través de canales digitales, el WMS se integra con las plataformas de comercio electrónico con el fin de mantener actualizado el stock y agilizar la preparación de los pedidos.
En instalaciones automáticas, el WMS debe poder integrarse con las soluciones encargadas de coordinar los procesos, como el Warehouse Execution System (WES) o el Warehouse Control System (WCS). Asimismo, conviene que esté preparado para incorporar nuevos equipos, como los robots móviles autónomos (AMR), a medida que evolucione la empresa.
4. Confirmar que el WMS sea capaz de crecer y evolucionar con el negocio
Los depósitos evolucionan constantemente para adaptarse a la incorporación de nuevos productos y a las cambiantes necesidades de los clientes. Por ello, conviene comprobar que el WMS puede crecer al mismo ritmo que la empresa y responder a nuevos escenarios sin comprometer el rendimiento de las operaciones.
Antes de tomar una decisión, es recomendable solicitar al proveedor pruebas de rendimiento o casos de éxito que demuestren cómo responde el WMS ante distintos escenarios. Por ejemplo, puede comprobarse cómo se adapta cuando aumenta el volumen de pedidos, se incorporan nuevos depósitos, se implementa automatización o la empresa inicia su expansión internacional.
Un ejemplo de esta capacidad de crecimiento es NEXECOM, tienda online francesa de artículos para el hogar. La compañía instaló Easy WMS para respaldar su plan de expansión y disponer de una solución preparada para acompañar el desarrollo del negocio. Gracias a su arquitectura modular, ha incorporado módulos específicos para e-commerce, despachos con múltiples transportistas y analítica. “Un e-commerce en rápido crecimiento debe modernizar su depósito cada dos o tres años aproximadamente para adaptarse a los cambios del mercado”, advierte esta firma. La empresa prevé duplicar su facturación en los próximos años, lo que supondrá un incremento del volumen de trabajo. La arquitectura modular de Easy WMS le permitirá incorporar nuevas funcionalidades a medida que evolucionen sus necesidades logísticas.
5. Revisar la implementación y las opciones de implementación del WMS
La implementación de un WMS es un proyecto que requiere planificación y coordinación entre la empresa y el proveedor del software. Antes de tomar una decisión, conviene conocer aspectos como el modelo de implementación (SaaS u on-premise), la estrategia de implementación, el plan de migración de datos, la capacitación de los usuarios y el soporte previsto tras la puesta en marcha.
Aunque cada proveedor sigue su propia metodología, el proceso de implementación suele incluir las siguientes fases:
- Lanzamiento del proyecto. La empresa y el proveedor definen los objetivos, el alcance y la planificación.
- Desarrollo de la solución. El WMS se adapta a los procesos del depósito, teniendo en cuenta distintos escenarios operativos.
- Configuración del sistema. Se configuran y validan las funcionalidades del WMS antes de su implementación.
- Puesta en marcha. El proveedor acompaña al cliente para garantizar el correcto funcionamiento del sistema durante el inicio de la operación.
También es recomendable comprobar cómo se validará el WMS antes de su implementación definitiva. Algunos proveedores realizan demostraciones personalizadas, pruebas piloto o simulaciones mediante gemelos digitales para reducir riesgos y garantizar que el WMS responde a las necesidades del depósito.
6. Calcular el costo real del WMS
La implementación de un WMS debe entenderse como una inversión orientada a mejorar la eficiencia del depósito. Antes de comparar distintas soluciones, conviene identificar tanto los costos asociados al proyecto como los beneficios a medio y largo plazo.
El presupuesto puede incluir la opción de implementación elegida, el número de licencias, el hardware y servicios como el soporte técnico. Una vez estimada la inversión, es posible calcular el retorno esperado (ROI) a partir de indicadores como la agilidad de las operaciones, la reducción de errores en la preparación de pedidos, la optimización de la gestión del inventario o el ahorro de tiempo en tareas administrativas.
7. Valorar el proveedor en su conjunto más allá del software
Un buen WMS debe estar respaldado por un proveedor capaz de acompañar a la empresa más allá de la implementación. Aspectos como la experiencia en el sector, la presencia internacional, la inversión en I+D o la evolución prevista del producto son factores que conviene tener en cuenta.
Ervin Germany, fabricante alemán de abrasivos metálicos para tratamientos industriales, incorporó estos criterios durante el proceso de selección de su WMS. La compañía implementó Easy WMS en dos de sus depósitos para reforzar el control del stock. “Hace unos años definimos nuestra hoja de ruta de digitalización para ganar visibilidad operativa, mejorar la eficiencia y avanzar en sustentabilidad. Un sistema de gestión es decisivo en esta estrategia”, explican desde la empresa. “Elegimos Mecalux porque ofrecía una solución escalable e internacional que cumplía nuestros requisitos”.
8. ¿Qué preguntar a un proveedor de WMS antes de tomar la decisión?
Antes de seleccionar un sistema de gestión de almacenes, conviene dar respuesta a una serie de cuestiones que ayudarán a comparar las distintas soluciones y a identificar la que mejor se adapta a las necesidades de la empresa.
- ¿Puede el WMS integrarse con nuestro ERP y el resto de sistemas?
- ¿Cómo se integra con los sistemas de automatización del depósito?
- ¿Qué funcionalidades pueden configurarse y cuáles requieren desarrollos específicos?
- ¿Cuánto suele durar la implementación de un proyecto similar?
- ¿Qué costos no están incluidos en la licencia?
- ¿Cómo se gestionan las actualizaciones del software?
- ¿Puede el WMS dar soporte a varios depósitos desde una misma plataforma?
- ¿Cómo respondería el sistema si el volumen de pedidos se duplicara?
- ¿Qué soporte ofrece el proveedor tras la puesta en marcha?
- ¿Es posible conocer casos de éxito o hablar con clientes con una operación similar?
Elegir el mejor WMS para cada depósito
Elegir un WMS implica mucho más que comparar funcionalidades o costos. La solución adecuada será aquella que responda a las necesidades actuales del depósito, se integre con el resto de sistemas y pueda adaptarse al crecimiento futuro de la empresa. Una evaluación rigurosa facilitará una decisión con beneficios a largo plazo.