Revolución logística para la venta ‘online’

Cambio permanente

Transformación y evolución son los dos conceptos que mejor describen a NEXECOM. En 2006, después del éxito logrado en comercializar videojuegos y películas en eBay, dos amigos de la infancia abrieron nouveauxmarchands.com, un e-commerce especializado en artículos para el hogar como cafeteras, licuadoras, robots de cocina, planchas, aspiradoras y equipos portátiles de aire acondicionado o calefacción, entre otros.

Desde su creación, la compañía no ha dejado de expandirse y, al mismo tiempo, renovarse. El director general de NEXECOM, Laurent Censier, explica que “una compañía de comercio electrónico en rápido crecimiento debe modernizar su depósito cada dos o tres años aproximadamente para adaptarse a los cambios del mercado”.

En esa línea, en 2019 inauguró un nuevo depósito de 5.000 m² en la población de Gémenos (cerca de Marsella) donde gestiona miles de referencias de tamaños muy variados. Desde allí y desde otro depósito subcontratado en Montpellier se distribuyen todos los pedidos a los clientes. Este cambio supuso un gran desafío desde un punto de vista logístico, pues obligó a la empresa a trabajar con un mayor número de referencias con varios picos estacionales.

Inicialmente, todas las operativas del depósito de Gémenos se gestionaban mediante un ERP de desarrollo propio con una función muy básica de gestión de depósitos. Esto conllevaba un enorme riesgo de que se produjeran errores, así como una productividad insuficiente que se convirtió en un problema a medida que aumentaba el número de referencias y de pedidos. En palabras de Laurent Brutto, director de operaciones de NEXECOM, “cada vez era más complicado decidir dónde almacenar los productos, qué estrategia de ubicación seguir y, especialmente, cómo encontrarlos después”.

Laurent Censier añade: “si verdaderamente queríamos aspirar a la excelencia, debíamos optimizar la organización de nuestro depósito. Por esa razón, decidimos dotar a nuestros operarios de una herramienta que les ayudara a evitar errores, a ser más eficaces y, a la vez, optimizara la preparación de pedidos y el espacio del depósito”.

Por ello, NEXECOM decidió implementar un sistema de gestión de depósitos (WMS) y, después de cotejar distintas opciones, se decantó por Easy WMS de Mecalux. “Elegimos esta solución porque la ha desarrollado una empresa reconocida en el sector de la logística y está un paso por delante de las de sus competidores. Además, el equipo técnico de Mecalux nos acompañó durante todo este proyecto, resolviendo nuestras dudas y ayudándonos a encontrar la solución idónea para nuestras necesidades”, señala Laurent Censier.

NEXECOM ha implementado el sistema de gestión de depósitos Easy WMS y tres módulos que amplían sus funcionalidades. Según Laurent Censier, “así, el software evolucionará con nosotros y se adaptará a nuestras necesidades”. Estos módulos son SGA para e-commerce, Multi Carrier Shipping Software y Supply Chain Analytics Software.

Mejor organización del depósito

Laurent Censier destaca que “la satisfacción del cliente es nuestra prioridad y, por ese motivo, debemos eliminar cualquier posibilidad de error”. La organización del depósito es el primer paso para prestar un buen servicio. Con este fin, el centro se ha dividido en dos áreas de trabajo donde se reúnen los productos de características similares: por un lado, artículos voluminosos, generalmente con un peso superior a los 15 kg (lavavajillas, frigoríficos, lavadoras o estufas). Por el otro, productos de pequeñas dimensiones como cepillos de dientes eléctricos o herramientas de bricolaje.

Easy WMS es el sistema que gobierna todos los procesos de este depósito, desde la asignación de las ubicaciones hasta la preparación de pedidos.

Para asignar una ubicación a cada producto, Easy WMS incorpora reglas y algoritmos que le ayudan a tomar la decisión correcta. Así, por ejemplo, los artículos con mayor nivel de demanda se depositan en las zonas más accesibles con vistas a facilitar su localización en el momento requerido. Todos los productos están debidamente identificados y controlados desde el momento en que llegan al depósito. Según Laurent Brutto, “ahora conocemos la localización de la mercadería en tiempo real, lo que nos ha ayudado a incrementar la calidad en el control del stock”.

Asimismo, el WMS organiza el trabajo de una forma lógica, sacando el máximo partido de los operarios y optimizando el tiempo destinado a la preparación de pedidos. Easy WMS distribuye las tareas a los empleados y les guía por el depósito en todo momento, indicándoles qué artículos localizar, dónde encontrarlos, qué cantidad recoger, etc. No solo les proporciona órdenes exactas para evitar que se equivoquen, sino que también diseña sus recorridos para garantizar que se desplacen lo mínimo posible.

Los operarios emplean terminales de radiofrecuencia para comunicarse con el WMS en tiempo real (para recibir órdenes y confirmar que las han cumplido). “La interfaz del sistema es muy intuitiva y fácil de usar. Cuando tenemos un operario nuevo en plantilla, este recibe un terminal de radiofrecuencia, una pequeña formación con el gerente del depósito y, en tan solo 15 minutos, ya ha aprendido a preparar un pedido. Sin duda, con la implementación de Easy WMS hemos profesionalizado las tareas de los operarios y hemos logrado una distribución más correcta de las tareas. Una vez vistos los beneficios que hemos obtenido con este sistema de trabajo, jamás regresaríamos al sistema anterior”, subraya Laurent Brutto.

Veamos cómo intervienen y supervisan las tareas los tres módulos de Easy WMS en el depósito de NEXECOM:

SGA para e-commerce
Está diseñado específicamente para facilitar la preparación de pedidos procedentes de la página web de NEXECOM. El software tiene en cuenta dos particularidades de este depósito que repercuten directamente en la operativa: por una parte, el hecho de que se gestionen miles de referencias de distintos tamaños y características y, por otra, que se preparen multitud de pedidos diarios formados por pocas líneas cada uno de ellos.

SGA para e-commerce ha aportado una mayor rapidez y eficiencia a la preparación de pedidos. Antes, NEXECOM movía 100 líneas por hora. Ahora, esta cifra se ha triplicado, ascendiendo a 300 líneas/hora. Para lograrlo, SGA para e-commerce ha simplificado todas las operativas del depósito, en particular las recepciones y la preparación de pedidos, “con el objetivo de expedir un mayor número de pedidos en un menor tiempo”, dice el director general.

Para empezar, en las recepciones, se identifican todos los productos a medida que se reciben y se clasifican en función de si se pueden depositar o si forman parte de un pedido incompleto. “Aunque este proceso requiere tiempo, hemos ganado en precisión”, celebra Laurent Brutto.

En cuanto a la preparación de pedidos, SGA para e-commerce clasifica los pedidos dependiendo de si son single-unit (formados por un único artículo) o multi-unit (con varios).

Esta clasificación contribuye a agilizar la distribución de los pedidos y elimina la posibilidad de errores. Según Laurent Censier, “la tasa de errores ahora es casi nula”. Los single-unit, por ejemplo, pueden expedirse con mayor rapidez porque, una vez que los operarios los han recogido de las estanterías, los envían directamente a la zona de empaquetado para etiquetarlos y expedirlos.

En lo que se refiere a los pedidos multi-unit, su preparación se realiza por zonas. Los operarios, adscritos a un tipo de producto y con una zona del depósito asignada, recorren los correspondientes pasillos recogiendo las referencias que conforman cada pedido directamente de los estantes. Siguen el método de agrupación de pedidos, que consiste en recoger los productos que forman varios pedidos en un mismo recorrido. Después, esos artículos deben clasificarse y agruparse por pedidos.

Multi Carrier Shipping Software
El último paso antes de introducir los pedidos en el camión de reparto consiste en empaquetarlos, etiquetarlos e imprimir la documentación necesaria para el transportista.

Para empezar, Multi Carrier Shipping Software organiza el proceso de empaquetado de la mercadería, enviando indicaciones precisas a los operarios sobre cómo hacerlo (por ejemplo, les dice si un pedido se puede conformar en un único paquete o en varios).

Después, genera e imprime la etiqueta para cada pedido. El SGA conoce qué agencia los distribuirá, por lo que crea una etiqueta personalizada para cada una de ellas. Esta etiqueta incluye, entre otras cosas, el código de seguimiento que emplean los clientes para rastrear sus pedidos.

Por último, una de las ventajas del módulo Multi Carrier Shipping Software es que permite que el depósito se comunique de forma automática y eficaz con las agencias de transporte que reparten los pedidos de NEXECOM: Mondial Relay, GLS, DB Schenker y UPS. Por consiguiente, los transportistas disponen con antelación de toda la información que precisan para hacer el reparto como, por ejemplo, los pedidos que deben recoger, el número de paquetes o el destino.

Supply Chain Analytics Software
La prioridad de NEXECOM es contar con una logística ágil, moderna e inteligente para afrontar los cambios que se propone. Laurent Censier nos explica algunos de ellos: “desde 2019 hemos puesto en marcha una estrategia de desarrollo de nuestro negocio muy agresiva con la que nos proponemos duplicar nuestra facturación en un plazo de cinco años. Para lograrlo, hemos decidido ampliar nuestra gama de productos y expandirnos a nivel internacional. Todos estos cambios repercutirán en nuestra logística, si bien tendrán un mínimo impacto en nuestro depósito porque estaremos preparados para ellos gracias a Easy WMS”.

¿Cómo es eso posible? La respuesta está en el análisis de datos. Para que la cadena de suministro sea flexible y se adapte con rapidez a los cambios de mercado, lo primero que hay que hacer es entender su funcionamiento en profundidad y comprender cómo son las operativas que hacen posible el movimiento de la mercadería.

El módulo Supply Chain Analytics Software está destinado a ayudar a la compañía a lograr estos objetivos gracias a sacarle un mayor partido al depósito. Se trata de un software que ofrece datos útiles sobre las principales actividades del depósito con el fin de introducir mejoras estratégicas que aumenten la productividad.

Este software dispone de indicadores que comprueban de un solo vistazo el estado del depósito (entradas, salidas, preparación de pedidos, capacidad de almacenamiento, etc.). Con todos ellos, el responsable del depósito clasifica la información sobre lo que ocurre en la instalación y así puede tomar las mejores decisiones logísticas.

Crecimiento y nuevos proyectos

“Para continuar creciendo, debemos embarcarnos en otros proyectos”. Esta afirmación del director general de NEXECOM resume muy bien la filosofía empresarial de este e-commerce, una compañía sin miedo a innovar y cuyo fin es expandirse.

Tanto el software de gestión de Mecalux como los módulos adicionales han aportado una gran eficiencia a todas las operativas del depósito de NEXECOM y un control más preciso de sus miles de referencias. Laurent Censier explica el cambio que ha supuesto para su logística: “la pandemia por COVID-19 significó una prueba de estrés para nuestro depósito. Durante el confinamiento, batimos récords de ventas, lo que nos obligó a preparar un mayor número de pedidos, si bien pudimos comprobar el rendimiento de Easy WMS”.

Lo mejor de todo es que Easy WMS acompañará a NEXECOM en su desarrollo. “Sabemos que nos ayudará a cumplir nuestro objetivo de crecimiento para los próximos cinco años”, añade Censier. NEXECOM tiene una visión de futuro muy clara: atender a un número creciente de clientes gracias a un depósito ordenado, eficiente y productivo. Easy WMS les ayudará a conseguir este objetivo.

Estamos muy contentos con el sistema de Mecalux y, en particular, con el equipo técnico de la compañía, que resolvió nuestras dudas y nos ayudó a encontrar la solución idónea para nuestras necesidades. Easy WMS ha reducido tiempos y errores en la preparación de pedidos, por lo que estamos convencidos de que nos servirá para alcanzar nuestros objetivos de crecimiento.

Beneficios para NEXECOM

• Triplicar el número de pedidos: NEXECOM ha pasado de mover 100 líneas/hora para preparar pedidos a mover 300 cada hora.
• Disminución de errores: Easy WMS lleva un control muy estricto de toda la mercadería y guía a los operarios que preparan pedidos en todo momento, lo que ha contribuido a descender prácticamente a cero la tasa de error.
• Crecimiento y expansión: el sistema de gestión se adecua con facilidad a los cambios de NEXECOM como, por ejemplo, el aumento de la demanda.