10 KPI que el responsable del depósito ha de monitorizar

16 junio 2022

Los indicadores clave de rendimiento (KPI, por sus siglas en inglés) son una herramienta imprescindible para el jefe de depósito y los responsables de logística dado que permiten monitorizar las actividades que se llevan a cabo en los centros de distribución.

Con la ayuda de los datos objetivos que proporcionan los KPI, el jefe de depósito puede identificar áreas de mejora y tomar decisiones estratégicas sobre la cadena de suministro de la compañía.

Estos son algunos KPI de gran utilidad para los jefes de depósito:

Indicadores de recepción de mercaderías

La recepción de mercaderías, procedentes de producción o enviadas por proveedores, es la primera operativa de cualquier depósito. Organizar bien los productos recibidos es fundamental para evitar ineficiencias y retrasos que puedan alterar toda la cadena logística.

1. Muelle a stock

Este KPI mide el tiempo transcurrido desde que se descarga la mercadería en los muelles del depósito hasta que se identifica con el sistema de gestión y se deposita en las estanterías.

Identificar los productos recibidos con rapidez resulta primordial para la eficiencia del depósito. ¿Por qué? Acortar los tiempos de identificación de stock con un software de gestión libera espacio en la zona de los muelles de carga y agiliza el proceso de ubicación de la mercadería.

2. Porcentaje de recepciones sin daños por proveedor y por día

Una de las prioridades de cualquier empresa es asegurar la recepción correcta de la mercadería, es decir, que se reciban los artículos adecuados, en la cantidad precisa y sin sufrir daños. Cualquier incidencia en las recepciones provoca retrasos en las demás operativas del depósito.

Para garantizar recepciones sin daños ni errores, los operarios deben verificar que los productos se encuentren en buen estado y comprobar, con el sistema de gestión de depósitos, que se ha recibido la cantidad exacta de mercadería. Hacer un seguimiento de los artículos recibidos con un programa digital garantiza un control de inventario estricto y en tiempo real.

3. Puntualidad de los proveedores por día

Las empresas también han de controlar la puntualidad de los proveedores y asegurarse de que entregan la mercadería en las condiciones y en el momento pactados. Cualquier retraso tiene un impacto directo en la planificación del trabajo y puede suponer demoras en los despachos diarios de mercadería.

Los jefes de depósito evalúan el servicio que prestan las empresas que les suministran los productos para tomar decisiones basadas en el funcionamiento real de la logística de la compañía.

Gracias a los KPI el jefe de depósito toma decisiones para mejorar la recepción de mercanderías
Gracias a los KPI el jefe de depósito toma decisiones para mejorar la recepción de mercaderías

Indicadores de almacenamiento de productos

El proceso de almacenamiento de la mercadería es básico en un depósito porque repercute en la preparación de pedidos. El jefe de depósito necesita analizar indicadores como la distribución del stock o la ocupación de las ubicaciones con el fin de asegurar la disponibilidad de la mercadería. Conocer en cada momento qué productos hay en el depósito simplifica la actividad de preparar todos los pedidos que solicitan los clientes.

4. Volumen de ocupación del depósito por tipo de ubicación

El volumen de ocupación del depósito es un indicador que calcula el porcentaje de ocupación en una instalación logística, es decir, el número de ubicaciones con productos.

El indicador ayuda al responsable de logística a analizar si está aprovechando bien la superficie de almacenamiento en el centro de distribución. El objetivo de cualquier compañía es almacenar la cantidad justa de mercadería para no generar sobrecostes y evitar roturas de stock que podrían derivar en interrupciones en la preparación de pedidos.

5. Días ‘on hand’ de mercadería

Este indicador de rendimiento calcula el tiempo que permanece una referencia en stock en el depósito. Consiste en el número estimado de días que se tarda en vender el stock existente en el depósito para un tipo concreto de artículo.

Las compañías emplean el indicador de días on hand para ajustar el momento en que la mercadería debe reabastecerse y también para ver la rotación de las existencias o, lo que es lo mismo, el número de veces que necesita ser repuesto el inventario del depósito en un determinado periodo de tiempo.

Hacer un seguimiento de los productos almacenados es indispensable para mejorar la logística
Hacer un seguimiento de los productos almacenados es indispensable para mejorar la logística

Indicadores de la preparación de pedidos

La preparación de pedidos es una de las operativas que requiere más recursos en cualquier depósito. Servirse de indicadores de rendimiento para medir la gestión del picking hace que el jefe de depósito pueda optimizar los movimientos de mercadería, reducir costes y preparar el mayor número posible de pedidos.

6. Precisión del picking en órdenes de pedido

El KPI de precisión del picking en órdenes de pedido señala al jefe de depósito el porcentaje de pedidos preparados con la cantidad de mercadería solicitada por el cliente. Este dato muestra la calidad de la preparación de pedidos en el depósito.

El jefe de depósito ha de intentar lograr una precisión del 100%, ya que los pedidos incorrectos ─con artículos equivocados o con una cantidad inadecuada de mercadería─ se convierten en devoluciones que pueden deteriorar la imagen corporativa.

7. Ratios de despachados frente a pedidos

El ratio de despachados frente a pedidos compara el porcentaje de artículos que se han despachado con la cantidad de stock que habían solicitado los clientes. Por tanto, contabiliza los pedidos que no se han podido completar debido, en la mayoría de los casos, a una falta de stock.

Aunque sea un indicador clave para evaluar la calidad del picking, lo cierto es que con esta información, el jefe de depósito también puede tomar decisiones para mejorar otras tareas que tienen un impacto en la preparación de pedidos como, por ejemplo, el aprovisionamiento.

8. Tiempo de ciclo de orden interno

El ciclo de orden interno representa el tiempo que lleva completar un pedido desde que el depósito recibe una orden de compra (cuando un cliente adquiere un producto) hasta que sale por el muelle de despacho de mercaderías. Permite evaluar la agilidad que demuestra el depósito a la hora de responder a la demanda.

Este indicador ayuda al jefe de depósito a analizar la velocidad y la efectividad de las tareas de picking. Los datos obtenidos de este KPI facilitan la toma de decisiones como, por ejemplo, distribuir los productos con eficiencia por el depósito para minimizar los traslados de los operarios a la hora de localizar la mercadería.

Los KPI permiten al jefe de depósito mejorar la productividad en la preparación de pedidos
Los KPI permiten al jefe de depósito mejorar la productividad en la preparación de pedidos

Indicadores de los despachos de mercaderías

El despacho de la mercadería es una de operativas que repercute en la satisfacción de los clientes y en que estos sigan confiando en la marca. Los KPI de los despachos se utilizan para que las empresas puedan medir el grado de cumplimiento en el servicio.

9. Órdenes a tiempo y preparadas para desapchar

Este KPI mide los despachos que se han realizado de manera puntual, sin retrasos, en el día y hora que solicitó el cliente.

El indicador posibilita que el jefe de depósito no solo evalúe el proceso de despacho, sino también el desarrollo de todas las operativas que tienen lugar en el depósito hasta que se distribuyen los productos. Basándose en datos objetivos, el responsable logístico puede aplicar medidas estratégicas destinadas a agilizar todas las operativas y, por ende, los despachos (por ejemplo, destinando más operarios a preparar pedidos).

10. Órdenes despachadas por hora

Las órdenes despachadas por hora son los pedidos que se han distribuido de manera correcta, es decir, con los artículos solicitados por el cliente y en la cantidad exacta.

El indicador mide el número de pedidos que se han despachado cada hora y, por tanto, muestra la eficacia del depósito en la última fase de verificación antes de distribuir la mercadería. En esta fase, los operarios deben asegurarse de que los pedidos disponen de toda la mercadería requerida y en las cantidades correctas para evitar equivocaciones.

Optimizar los despachos de mercaderías con KPI tiene un impacto directo en la satisfacción de los clientes
Optimizar los despachos de mercaderías con KPI tiene un impacto directo en la satisfacción de los clientes

Digitalizar para monitorizar el rendimiento del depósito

En un depósito, operativas como las recepciones, los despachos o la preparación de pedidos generan una cantidad enorme de datos. Un análisis detallado de todos esos datos es determinante para tomar decisiones que potencien el crecimiento de las empresas.

Para analizar todos los datos del depósito, las empresas necesitan herramientas de big data capaces de segmentar y clasificar la información. Un sistema de gestión de depósitos como Easy WMS de Mecalux puede hacer un seguimiento del desarrollo de los procesos logísticos.

El software de Mecalux cuenta con el módulo Supply Chain Analytics Software, un programa que permite conocer el estado de todos los procesos del depósito con el fin de garantizar un control integral sobre la toma de decisiones. El sistema incorpora paneles de mando que abarcan la mayoría de funcionalidades que el jefe de depósito debe tener en cuenta.

Si quieres gestionar y analizar la gran cantidad de datos que se generan en tu depósito, contacta con nosotros para que te informemos sobre cómo el módulo Supply Chain Analytics Software puede hacerte mucho más fácil tomar decisiones estratégicas de mejora.