Realización de un inventario

¿Inventario permanente, anual o rotativo?

29 octubre 2019

Para garantizar una gestión de stocks adecuada de la empresa es imprescindible:

  • Etiquetar los artículos para tener referencias correctas de ellos.
  • Proceder a una buena señalización.
  • Organizar correctamente todas las familias y subfamilias de artículos: almacenar bien los diferentes tipos de stocks.
  • Planificar los inventarios físicos o contables, ya sea un inventario permanente, anual o rotativo.

¿Qué es un inventario?

El inventario contable es un deber que tienen que aplicar todas las empresas logísticas. Además de estar obligadas a llevar a cabo el inventario contable, la legislación les obliga a realizar un inventario físico al menos una vez al año. Esta operación consiste en hacer un recuento de forma manual de todos los productos y mercadería almacenada. Esta operación suele realizarse bajo la supervisión del jefe de la cadena de suministro.

El inventario físico -o manual- es particularmente práctico a la hora de comparar los stocks registrados en el Sistema de gestión de depósitos con el stock real. Gracias al inventario físico, las empresas pueden detectar discrepancias, como posibles fallas logísticas, es decir, errores de señalización, referencias, picking, etc.

¿Qué tipos de inventarios hay?

Tanto en logística como en cualquier otro sector, cada organización es libre de llevar a cabo el inventario físico de acuerdo con la frecuencia -respetando el mínimo de una vez al año- y la metodología que más le convenga. En Mecalux recomendamos hacer un recuento de todos los artículos almacenados o de ciertas clases de artículos de forma permanente, anual o rotativa.

1. El inventario permanente

Para conocer los stocks en tiempo real es necesario llevar a cabo este método, también llamado inventario informático. Con cada entrada y salida del stock de un artículo, se registra el recuento de las cantidades disponibles en stock: las cantidades que entran y el stock final o las cantidades que salen y el stock restante.

Aunque su aplicación no siempre es fácil y requiere recursos, especialmente cuando la cantidad de artículos y/o la rotación de los stocks es alta, gracias a este tipo de inventario físico la gestión de stocks es más justa y va más acorde con la realidad.

Como ya vimos en el artículo sobre las ventajas de una gestión inteligente del depósito, si se dispone de una gama muy amplia de referencias, esta práctica es muy útil y forma parte integral del Sistema de gestión de depósito. Además, proporciona una visión continua de las cantidades de mercaderías disponibles para evitar las roturas de stocks y, por lo tanto, posibles problemas con el cliente.

2. El inventario anual

Como lo indica su nombre, el inventario anual se realiza una vez al año para confirmar los resultados obtenidos con el inventario contable.

Esta operación también conlleva un largo trabajo. De hecho, como solo se hace una vez al año, se tendrá que formar y preparar al personal correctamente para evitar grandes diferencias en comparación con el inventario contable. Además, si el depósito es grande y se dispone de muchas referencias, se deben preveer varios días para llevar a cabo la operación completa.

3. El inventario rotativo

Si la implantación de los dos tipos de inventarios mencionados anteriormente resulta demasiado pesada -financiera o humanamente-, seguramente el inventario rotativo sea el más conveniente. Las empresas que lo eligen realizan recuentos periódicos y planificados de una o varias partes de sus referencias almacenadas, varias veces al año.

Esta práctica permite a las empresas beneficiarse de muchas ventajas:

  • Evitar roturas de stock: al igual que el inventario permanente, esta técnica permite tener una visión más general y regular del stock.
  • Actualizar regularmente las cantidades de stock disponibles y evitar alargar errores de entrada o de salida de stocks durante mucho tiempo.
  • Menos pesado de implementar que los inventarios permanentes o anuales.

Es importante evaluar adecuadamente las necesidades incluso antes de elegir qué tipo de inventario físico se querrá instalar en el depósito. Y si el método de inventario que se utiliza no parece ser el adecuado, es tiempo de cambiarlo.