Inventario perpetuo: registro del stock en tiempo real
El inventario perpetuo ─también conocido como inventario permanente─ es un tipo de inventario en el que la mercadería se actualiza de forma constante, registrando las entradas y salidas de artículos y controlando el stock disponible en tiempo real.
Este método de gestión de mercadería es provechoso en especial en depósitos con múltiples referencias, ya que un elevado número de SKU propicia un mayor riesgo de roturas de stock. Con el inventario perpetuo, el responsable logístico posee un gran control y visibilidad sobre los productos almacenados en todo momento.
¿Qué es el inventario perpetuo?
El inventario perpetuo es una modalidad de gestión del stock que permite mantener las cantidades de productos actualizadas de modo constante a fin de fomentar un control de las existencias en tiempo real. Para hacer un seguimiento de las entradas y salidas de artículos de la instalación, las empresas emplean sistemas especializados en la gestión del inventario que monitorizan cualquier movimiento de mercadería. El sistema registra automáticamente la recepción de materiales, la preparación de pedidos y los despachos. El programa recoge, además, información relevante de los productos como la fecha de despacho o el tipo de unidad de carga.
El inventario perpetuo es capital en la logística de las empresas que trabajan con un número elevado de referencias. Gracias a este tipo de registro, las compañías pueden gestionar con fiabilidad su nivel de stock y asegurar una trazabilidad completa de los productos.
Diferencia entre inventario periódico e inventario perpetuo
La principal diferencia que existe entre el inventario periódico y el inventario perpetuo radica en el tiempo que transcurre entre cada recuento de stock. Mientras que el inventario periódico se realiza varias veces al año con una frecuencia previamente determinada, el inventario perpetuo registra en tiempo real los movimientos de mercadería en el depósito, manteniendo el stock actualizado de manera permanente.
Las empresas que efectúan un inventario periódico (con conteos mensuales, bimensuales o anuales) no disponen de datos actualizados de las existencias en todo momento y pueden ser más proclives a desajustes y roturas de stock en el depósito. La solución para aumentar la precisión del inventario periódico consiste en incrementar la frecuencia en la que se realizan los conteos, pero supone un costo añadido cuando se hace manualmente.
En el inventario perpetuo, el recuento se lleva a cabo de forma automática mediante el uso de tecnología, por lo que la empresa no tiene que interrumpir su actividad y los operarios pueden seguir con sus tareas habituales.
Beneficios del inventario perpetuo
Las empresas que llevan a cabo un inventario perpetuo en sus depósitos obtienen las siguientes ventajas:
- Control de la mercadería: el registro de las entradas y salidas de producto del depósito permite al responsable logístico saber dónde se ubica cada referencia y qué cantidad se almacena en cada slot. El control total del stock es clave a la hora de gestionar con eficiencia tareas más complejas como la preparación de pedidos, la reposición de mercadería o la devolución de productos.
- Trazabilidad en tiempo real: la monitorización de cualquier movimiento de mercadería a lo largo de la cadena de suministro facilita el seguimiento de los artículos por las diferentes etapas por las que discurren ─trazabilidad total de los productos─.
- Optimización de costos: una gestión del inventario eficiente evita sobrecostos en forma de roturas de stock o stock inactivo, es decir, aquellas referencias que ya no pueden venderse ni incluirse en los pedidos de los clientes.
- Reducción de errores: con cada vez más referencias y de menor tamaño, la implantación de un sistema que acometa un inventario perpetuo resulta básico a la hora de evitar desabastecimientos de stock y pedidos erróneos.
- Confianza de los clientes: para sectores como, por ejemplo, los operadores 3PL, es indispensable reflejar una imagen de control y transparencia, dos beneficios que proporciona el inventario perpetuo.
Las ventajas que ofrece el inventario permanente son, en particular, útiles en depósitos con muchas referencias, donde es desaconsejable abordar la gestión de existencias únicamente mediante conteos anuales o periódicos.
¿Cómo conseguir un inventario perpetuo?
Para registrar en tiempo real los movimientos que se producen en el depósito (recepciones, almacenamiento, preparación de pedidos, despachos, etc.) es imprescindible implementar un programa de gestión de depósitos. Un sistema como Easy WMS controla y coordina todo lo que ocurre en la instalación a fin de realizar un inventario perpetuo eficiente. Para conseguirlo, el sistema identifica los artículos desde el momento en que llegan al depósito y les asigna una ubicación determinada. Después, envía instrucciones a los operarios sobre qué hacer con cada producto a cada instante.
En depósitos manuales, los operarios emplean terminales de radiofrecuencia conectados al sistema. Esta tecnología permite leer e identificar de modo ágil las etiquetas RFID de cada artículo, que contienen información del producto que puede ser leída a lo largo de toda la cadena logística. De esta manera, el sistema facilita el seguimiento de la mercadería y de aspectos esenciales como su origen, destino o fecha de caducidad.
Además de la mercadería, las ubicaciones y los carros de picking también poseen sus propias etiquetas. Cada vez que los operarios manipulan un producto y realizan las pertinentes lecturas de códigos, el sistema registra cualquier movimiento e indica qué hacer con el objeto de eliminar errores.
En el caso de los depósitos automáticos, la incorporación de un puesto de inspección de entradas (PIE) asegura un inventario perpetuo sin apenas intervención de los operarios. Los pallets entran en el depósito a través de un transportador y pasan por el PIE (un arco con sensores), que comprueba que la mercadería cumple con las medidas y los estándares de calidad necesarios. En ese mismo instante, se realiza automáticamente la lectura de la etiqueta, para que la entrada quede registrada en el sistema. Los subsiguientes movimientos son igualmente registrados. Así, los responsables logísticos pueden conocer la situación de cada producto sin que los operarios hayan tenido que intervenir en su gestión.
Stock actualizado en todo momento
Cada vez más compañías emplean un sistema de gestión para disponer de un inventario perpetuo en el depósito. El programa limita el riesgo de roturas de stock y minimiza los errores en los pedidos, lo que podría empañar el prestigio de una marca.
Disponer de una visibilidad completa sobre los niveles de existencias es ventajoso para cualquier tipo de negocio. Sin embargo, aquellos depósitos que trabajan con una gran diversidad de referencias se verán especialmente beneficiados, dado que hacer un inventario periódico se les queda corto. Estas compañías necesitan imperiosamente mantener un inventario permanente y, por tanto, conocer el estado de los artículos de su depósito en cada momento.
El inventario perpetuo fomenta la logística 4.0 mediante la gestión digital de la información y la implementación de sistemas de almacenamientos automáticos. Si quieres monitorizar en tiempo real la entrada y salida de productos, no dudes en contactar con nosotros. Un asesor de nuestra división de sistema te asesorará sobre las mejores opciones para tu empresa.