La gestión del inventario en tiempo real

13 enero 2022

La gestión del inventario en tiempo real posibilita un control y una completa trazabilidad de los productos, monitorizando los desplazamientos y movimientos que realiza el stock a lo largo de su recorrido por el depósito.

Cada vez más compañías apuestan por un sistema de gestión que les permite disponer de un control del stock en tiempo real, debido, en gran medida, a la creciente complejidad de las operativas logísticas, al aumento de los canales de venta y a la progresiva heterogeneización de los productos en el depósito.

Un software como Easy WMS facilita la gestión del inventario en tiempo real
Un sistema como Easy WMS facilita la gestión del inventario en tiempo real

Qué es una gestión de inventario en tiempo real

La gestión del inventario en tiempo real es el proceso de monitorización permanente del stock en base al registro de movimientos de las existencias dentro y fuera del depósito. El control sobre el stock en tiempo real requiere de un sistema que automatice la introducción de datos cada vez que un producto entra o sale del depósito. En caso de no disponer de un sistema específico, la compañía tan solo tendrá un control parcial del stock procedente del último registro manual de datos. 

La digitalización de los procesos de depósito conlleva implementar tecnologías como, por ejemplo, un sistema de gestión de depósitos (WMS), que registra la entrada y salida de mercadería en tiempo real, planifica la estrategia de slotting o dirige la preparación de pedidos, entre muchas otras funciones. A su vez, este WMS se combina con herramientas como terminales de radiofrecuencia, que facilitan la introducción de datos.

Disponer de un control estricto y permanente sobre los niveles de stock posibilita una mejor reacción ante cualquier eventualidad, hecho especialmente importante en depósitos con una estrategia omnicanal: en un contexto competitivo, un desajuste de stock puede conllevar pérdidas para la compañía. 

Implementar un WMS facilita la gestión del inventario en tiempo real, además de dotar al responsable logístico de completa visibilidad sobre el estado del stock. Su uso está en alza, y así se demuestra en el último estudio de la consultora norteamericana Grand View Research, que apunta que el volumen de negocio de los sistemas de gestión de depósitos crecerá un 15,3% hasta 2028, alcanzando los 8,1 billones de dólares. 

Beneficios de tener una gestión de inventario en tiempo real

El control de inventario en tiempo real permite disponer de cadenas de suministro más flexibles, porque favorece la toma de decisiones basadas en el estado real del depósito. La gestión de inventario en tiempo real facilita:

  • Registro permanente de los niveles de stock: la gestión de inventario en tiempo real posibilita que el jefe de depósito cuente con información detallada y permanente sobre el estado y los niveles de stock de cada referencia que se ubica en el depósito. 
  • Reducir el riesgo de roturas de stock: el control estricto sobre los niveles de existencias minimiza la posibilidad de que se produzcan roturas de stock, es decir, que no se puedan preparar pedidos por falta de uno o más productos.
  • Optimizar los movimientos de operarios y mercadería: tener una completa visibilidad sobre el inventario en tiempo real permite planificar la logística de la compañía. Con un conocimiento exhaustivo de los niveles de stock en cada ubicación, el responsable logístico puede diseñar estrategias de ubicación o de preparación de pedidos que optimicen los movimientos tanto de la mercadería como de los operarios. 
  • Organizar las ubicaciones de almacenamiento: controlar en tiempo real los niveles de inventario facilita la implementación de estrategias de reposición y abastecimiento eficientes como, por ejemplo, el just-in-time. El responsable logístico cuenta con toda la información sobre el estado de cada ubicación a fin de decidir cuál es el lead time para proveerse de mercadería o para reponer la calle o canal pertinente. 

En definitiva, la gestión del inventario en tiempo real permite que el responsable del depósito cuente en todo momento con la información necesaria sobre el estado y los niveles de stock para tomar la mejor decisión.

Los terminales de radiofrecuencia y lectores de códigos de barras automatizan la introducción de datos al SGA
Los terminales de radiofrecuencia y lectores de códigos de barras automatizan la introducción de datos al WMS

Cómo implantar un sistema de inventario en tiempo real

La progresiva digitalización del depósito ha dotado a los responsables logísticos de herramientas que detallan las cantidades y el estado del stock a fin de disponer de un sistema de inventario en tiempo real. Cuando, por ejemplo, se lleva a cabo un control de stock con Excel, los operarios deben actualizar manualmente los cambios de inventario. En cambio, los sistemas de gestión de depósitos automatizan la introducción de toda la información relacionada con la entrada y salida de mercadería en el sistema. 

Para implementar un sistema de inventario en tiempo real, el proveedor del programa ha de analizar las necesidades y particularidades logísticas de cada cliente, diseñando una solución personalizada que se adapte en todo momento a sus operativas. Por este motivo, durante la implementación del sistema, el responsable logístico, junto al proveedor de soluciones de intralogística, ha de establecer un conjunto de criterios y reglas predeterminados que faciliten la automatización de los procesos. 

Accesible desde estaciones de trabajo, terminales de radiofrecuencia o ordenadores de sobremesa, el WMS coordina todas las operaciones que tienen lugar en la instalación, a la vez que registra la entrada y salida de materias primas, mercadería o pedidos. Esta funcionalidad garantiza el control permanente sobre las existencias. Asimismo, los operarios se conectan al sistema mediante terminales de radiofrecuencia (que pueden escanear códigos de barras, códigos QR o etiquetas RFID) para leer la etiqueta del producto, tanto en la fase de recepción de mercadería como en la de expedición de pedidos.

En un contexto en el que cada vez más empresas disponen de múltiples instalaciones logísticas y de varios puntos de venta ─tanto online como offline─, es necesario digitalizar el control de stock mediante un sistema de gestión. Estos programas de control de inventario sincronizan el stock entre las diferentes áreas o depósitos, ofreciendo al responsable logístico información verídica y en tiempo real sobre el estado del stock en cada depósito o punto de venta.

Más allá de la funcionalidad de control de stock en tiempo real, el sistema de gestión de depósitos actúa globalmente como cerebro del depósito, facilitando, por ejemplo, la trazabilidad sobre el producto, la gestión de ubicaciones, así como el tracking de los pedidos.

Ejemplos de gestión del inventario en tiempo real

Cada vez son más las compañías que implementan un sistema de gestión de depósitos para disponer de una gestión eficiente del inventario en tiempo real, eliminando errores en el control de stock y logrando una completa trazabilidad del producto. 

Precisamente contar con un control estricto del inventario en tiempo real fue una de las razones que llevaron a la compañía brasileña Aromaty Fragrances a apostar por el sistema de gestión de depósitos de Mecalux Easy WMS: “Queríamos conocer la ubicación exacta de cada artículo”, señala Alfredo Del Vigna, presidente de la empresa. Easy WMS permite a la compañía conocer el estado de su inventario en tiempo real, así como la cantidad de stock en cada ubicación de las estanterías.

La gestión del stock en tiempo real es determinante en cualquier fase logística. No obstante, en la operativa de picking es todavía más imprescindible. Para optimizar la preparación de pedidos, el nuevo depósito automático de la compañía belga TAL combina el método de picking semiautomático put-to-light con sistemas de almacenamiento y transporte para cajas como un miniload o transportadores para cajas. Easy WMS automatiza la entrada de datos, dotando al responsable logístico de información sobre el inventario en tiempo real. 

El operador logístico Pfeifer también se ha beneficiado de las prestaciones de Easy WMS: “El sistema nos ha proporcionado una total visibilidad de nuestro stock”, comenta Franci Pfeifer, responsable de Logística de la compañía. La gestión sobre el inventario en tiempo real es especialmente relevante en la logística 3PL, porque facilita que el operador logístico comunique en todo momento el estado de los pedidos a los propietarios del stock.

El nuevo almacén automático de la compañía belga TAL confió en Easy WMS para coordinar toda la operativa de la instalación
El nuevo depósito automático de la compañía belga TAL confió en Easy WMS para coordinar toda la operativa de la instalación

Inventario en tiempo real: información precisa para el responsable logístico

Disponer de una gestión del stock en tiempo real posibilita que el responsable del depósito cuente con completa visibilidad sobre el estado de las existencias, ubicaciones y pedidos. Esta precisión permite tomar decisiones en base al rendimiento real de las operativas de almacenamiento. 

En Mecalux hemos facilitado la gestión del inventario en tiempo real en más de 1.000 instalaciones en 36 países. Disponemos de un amplio equipo de ingenieros que ofrecen soluciones digitales personalizadas y eficientes, que multiplican la productividad del depósito. Si estás interesado en sacar el máximo provecho a tu logística, no dudes en contactar con nosotros. Un consultor experto te asesorará en la mejor solución para potenciar la logística de tu compañía.